Compte rendu réunion du 24 janvier 2017

Ordre du jour : Logistique animation et repas

Présents : Caroline Galinier, Bernard Cazette, Lorent Roger, Goblet Cathy, Léone Baron, Chantal Lacombe, Coline Perasse, Aron Grimstone, Jacques Lacombe, Bernard Ganivenq, Josiane Cazette, Maria Ganivenq, Stéphane Binan, Claude Cros, Nicolas de Sepulcre, Cros Nicolas, Sandy Grimstone, Danielle Gutlich, Alain Bernaud, Fabienne Bernaud.

1-      Bernard Cazette propose l’achat de bracelets pour les participants, solides qui ne peuvent être enlevés que s’ils sont déchirés et qui ne craignent pas l’eau. Mis au départ, autour de leur bras, cela facilitera le passage aux activités et le soir le passage au repas. Il faut deux couleurs, une pour les participants et l’autre pour les personnes qui ne prennent que le repas. Prix très raisonnable. L’assemblée retient le concept. Il faut que Bernard indique à Fabienne où on peut se les procurer.

2-      Caroline propose une assurance « Intempéries » : 500 € pour assurer un budget de 12 000€. L’assemblée retient la proposition.

3-      Fabienne explique le déroulement d’une journée « Rallye » :

Ø  Le matin, les participants se garent sur le parking « du verger », l’entrée s’effectuera par la route (prévoir un fléchage « Parking »), l’accès à la place du village sera fermé par des barrières Nadar (les réserver à la commune d’Albières). (Fabienne s’en occupe). 

Ø  Maria s’inquiète qu’il n’y ait qu’un WC sur la place, il faut se renseigner pour des sanitaires supplémentaires. (Demander un devis, Fabienne s’en occupe).

Ø  Le départ peut se faire sur la place du village s’il fait beau, prévoir des tables, JCW peut faire le débriefing sur le podium et Bernard G peut préparer les petits déjeuners des participants à la buvette. Sinon, si le temps est trop frais, l’accueil se fera à la salle des jeunes, prévoir un fléchage « Départ ».

Ø  Sur la place il y aura : le stand buvette près du lavoir (faut-il un petit chapiteau ? la buvette est sous les platanes), la sono (de Cédric installée l’après-midi) pour les résultats, le vidéo projecteur qui a été réservé à l’Adhco, le podium qui est réservé à la commune de Laroque de Fa, la chambre froide qui est réservée. La mairie de Dernacueillette se renseigne pour renforcer l'ampérage du compteur électrique afin d'anticiper une surcharge électrique à la salle des jeunes et sur la place.

Ø  Les départs faits, les bénévoles rejoindront la salle des jeunes pour préparer le pique-nique bénévole (seuls les pique-niques des accompagnants enfants seront préparés le matin bonne heure, afin que ces derniers puissent partir avec et ainsi faciliter la distribution pique-nique de JCW.

Ø  Une fois les pique-niques faits, finir la préparation du repas du soir.

Pour la préparation il faut du matériel :

-          Trépieds plus gaz : Lacombe et Bernaud + faitouts

-          Plaques de cuisson : Caroline

-          Réserver la chambre froide à Monsieur Bonnet (Alain Bernaud s’en occupe). L’emplacement de celle-ci sera sur la place du village, près de la buvette.

-          Le congélateur sera-t-il rapatrié de Laroque de Fa ? (Quand ?  Caro…)

-          Ustensiles de cuisine à voir ultérieurement…Caro 

Ø  Le repas : (filtrer comme d’habitude les entrées ( par Maria et Chantal ?) (Prévoir pour ces dernières leurs assiettes repas afin qu’elles puissent manger, ainsi que pour ceux qui sont bloqués à la buvette) faire la liste des inscrits (Fabienne) avec le contrôle des bracelets au cas où ils seraient déchirés (il vaut mieux prévoir !).

-apéritif : chips cacahuètes, tapenade, favoriser tout ce qui n’est pas cuisson (pas de four sur place).

-Repas : charcuterie, rôtis et cuisses de poulet qui seront cuits la veille à Laroque de Fa, salades, fromage, dessert.

L’organisation du service repas :

-          Dresser des tables pour l’apéritif.

-          Pour les salades et la viande, Stéphane propose d’établir un buffet : assiettes en carton et couverts au début et faire une file avec des barrières pour créer une fluidité et ainsi éviter un attroupement devant les tables et permettre une meilleure répartition des quantités par participants.

-          L’assemblée approuve le concept, peut-être faire deux files (il y a beaucoup de monde), à étudier sérieusement…

-          Recruter du monde pour le service du soir

Ø  Vins : commander le vin blanc, rouge et rosé en vrac à Talairan (Fabienne s’en occupe). Il faut garder des bouteilles en plastique, enlever les étiquettes et mettre au marqueur VIN pour éviter la confusion avec des jus de fruits pour les enfants. Il faut la veille du rallye, deux volontaires voire quatre pour mettre le vin en bouteille.

Ø  Les Verres : il reste une centaine de verres Ecocup, il faut en commander 500. Bernard G remarque que malheureusement certaines personnes récupèrent les verres posés sur les tables pour se les faire rembourser. Fabienne propose qu’à la vente du verre, de donner en plus un jeton ou un bon (plus facile à mettre dans une poche) ainsi on ne rembourse que les verres sur présentation du jeton…Système retenu au Festival d’Albières. Coline a vécu cette expérience à Albières, elle a trouvé le concept pénible pour les personnes qui payaient un coup à boire à d’autres personnes…Fabienne fait remarquer que pour le Rallye la majorité des personnes viennent pour le repas compris dans le prix de la prestation. Le principe des Ecocups est d’éviter de retrouver le lendemain des verres dispersés dans le village, l’assemblée réfléchit pour trouver la meilleure solution ...

Ø  Buvette : Bernard G et Stéphane s’occupent de réserver la tireuse à bière,  ils se renseignent pour les prix, Aron se renseigne de son côté… 

Ø  Le gouter enfant (Fabienne et Caro s’occupent de l’achat :  gouter, boissons, verres en carton, sopalin), il sera stocké dans le garage de Dominique Larrégola prévoir des tables devant chez elle. C’est Dominique aidée de Goblet Cathy et des accompagnatrices qui serviront le goûter à l’arrivée des équipes. 

4-      Fabienne demande à Stéphane de préparer pour la prochaine réunion un bilan prévisionnel, entre temps, elle essayera de récupérer un maximum de devis : verres, Tee-Shirts, WC, activités..

La prochaine réunion (à fixer avec le retour de JCW), l’ordre du jour sera sur le parcours, les activités et leur logistique…

La prochaine réunion concernant la logistique repas et animation sera fin mars - début avril…

La réunion est terminée, on peut enfin déguster les pizzas et les galettes des rois…

Une réunion bruyante mais très constructive au cours de laquelle on a pu apprécier la motivation des bénévoles présents …Merci à tous d’être venus nombreux malgré le froid

La secrétaire

Fabienne Bernaud